Vetter treibt die Digitalisierung entschlossen voran, um einen Schritt Richtung digitaler Verwendung von Formularen zu gehen und für mehr Nachhaltigkeit zu sorgen. Ein wichtiger Aspekt ist dabei die Digitalisierung des Dokumentenmanagements – Stichwort: papierloses Büro.
2024 haben wir in diesem Bereich einen großen Schritt getan und erste Formulare in das Enterprise-Content-Management (ECM) Veeva überführt. Ein zukunftsweisender und zugleich aufwendiger Prozess, wie die vier Verantwortlichen im Interview erzählen.
Was war der Grund für den Wechsel zum neuen Dokumentenmanagement – gab es einen konkreten Anlass?
Silvia Soretz, Abteilungsleiterin Qualitätssicherung I: Die Good Manufacturing Practice (GMP) schreibt grundsätzlich vor, dass Formularmaster nicht veränderbar sein dürfen. Bei Kundenaudits wurde jedoch bemängelt, dass ein Großteil unserer Formularmaster nicht davor geschützt ist, vor oder während der Nutzung geändert zu werden. Formulare werden in allen Abteilungen multipel zur Dokumentation von Arbeitsschritten und Daten genutzt. Als Excel- oder Word-Dateien waren sie veränderbar. Deshalb unsere Suche nach Möglichkeiten, sie besser zu schützen.
Die Entscheidung für Veeva ist mit Blick auf unsere IT-Zielarchitektur der strategisch richtige Schritt. Die Zentralisierung von Dokumentenmanagementprozessen in einem ECM-System bringt viele Vorteile. Zudem steht uns mit Veeva ein auf die Pharmabranche zugeschnittenes und folglich sehr leistungsfähiges System zur Verfügung.
Fatih Kaya, Abteilungsleiter IT Core Solutions
Welche Formulare betrifft das konkret?
Silvia Soretz: Bei Vetter gibt es natürlich eine riesige Vielfalt an Formularen. Wir haben uns dabei zunächst auf eine bestimmte Kategorie konzentriert …
Ralf Zeiler, IT-Teamleiter Document & Quality Solutions: … und dabei intensive Grundlagenarbeit geleistet: Mehr als 3.000 Formulare haben wir gesichtet, klassifiziert und auf den Transfer vorbereitet. Sie sind nun als PDF- oder geschützte Datei verfügbar und somit vor Änderungen geschützt. Wir haben einen Prozess entwickelt, den wir auch bei anderen Vorlagen und Dokumenten nutzen können – und das gesamte System aus dem Englischen ins Deutsche übersetzt, damit alle User gut damit zurechtkommen.
Bernadette Schweizer, Teamleiterin SOP-System: Der Go-live mit den Formularen wird nun zum Startschuss eines Systems, das in naher Zukunft auch zum zentralen System sämtlicher Formulare werden soll, die für unsere pharmazeutische Dokumentation relevant sind.
Wie lernen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den Umgang mit dem neuen System?
Bernadette Schweizer: Mithilfe verschiedener Kurzvideos können sie sich mit Veeva vertraut machen. Wer damit Dokumente erstellt oder prüft, erhält überdies ein E-Learning. Ein Veeva-Wiki mit allen erforderlichen Informationen rundet das Paket ab.
Silvia Soretz: Wir gehen die Umstellung sehr behutsam an, um alle mitzunehmen. Aber natürlich streben wir auf lange Sicht eine vollständige Digitalisierung an.
Ralf Zeiler: In Zukunft ist die digitale Nutzung bei vielen Formularen sinnvoll und wünschenswert. Doch es sind auch abgestufte Lösungen möglich: rein digital, als digital-analoger Hybrid oder auch rein papierbasiert.
Wir kommen mit Veeva unserer Vision einer papierlosen Dokumentation immer näher. Es ist ein großer Schritt in Sachen Nachhaltigkeit und bei der Vorbereitung der Digitalisierung.
Bernadette Schweizer, Teamleiterin SOP-System
